Peppol et facturation électronique pour peintres : qu'est-ce qui est obligatoire depuis 2026 ?

En bref :depuis le 1er janvier 2026, les entreprises belges assujetties à la TVA doivent s'envoyer des factures électroniques structurées et pouvoir en recevoir, en principe via le réseau Peppol. Un PDF par e-mail n'est plus une facture valable en B2B. Si vous travaillez uniquement pour des particuliers, ces factures-là ne sont pas concernées, mais si vous achetez chez un grossiste en peinture belge, vous devez pouvoir recevoir des factures électroniques. Des amendes sont possibles depuis le 1er avril 2026.

Pour beaucoup de peintres, l'obligation de facturation électronique est tombée au mauvais moment : chantiers chargés, devis en attente, et en plus un nouveau système pour les factures. En pratique, c'est pourtant souvent moins lourd qu'il n'y paraît. Si vous utilisez déjà un logiciel comptable, il s'agit surtout de régler quelques paramètres. Cet article explique ce qui est obligatoire, pour qui, et comment une entreprise de peinture s'organise sans stress.

Qu'est-ce que Peppol et qu'est-ce qu'une facture électronique structurée ?

Peppolest un réseau européen par lequel les entreprises s'envoient des factures directement d'un système comptable à l'autre. Comparez-le au réseau postal : chaque entreprise a une adresse (l'identifiant Peppol, en Belgique généralement basé sur votre numéro d'entreprise), et votre logiciel dépose la facture via un point d'accès. Vous n'avez rien à envoyer vous-même par e-mail.

Une facture électronique structurée n'est pas un PDF, mais un fichier de données organisé selon un schéma fixe, généralement au format UBL. Chaque champ a sa place : fournisseur, client, numéro de facture, date, chaque ligne avec quantité et prix, le taux de TVA, le total. Le logiciel du destinataire peut ainsi lire la facture automatiquement, sans que personne ne retape les montants.

C'est pourquoi un PDF par e-mail ne suffit plus en B2B. Un PDF est une image de facture : un humain peut la lire, un ordinateur pas de manière fiable. Les autorités veulent que les factures entre entreprises puissent être traitées automatiquement, notamment pour le contrôle de la TVA. Vous pouvez encore joindre un PDF à titre volontaire, mais c'est la facture UBL qui fait foi.

Qui est concerné par l'obligation ?

L'obligation vise les factures entre entreprises belges assujetties à la TVA (B2B). Concrètement :

• Toutes les entreprises de peinture assujetties à la TVA, que vous soyez en personne physique ou en société.
• Aussi le régime de franchise des petites entreprises (chiffre d'affaires jusqu'à 25.000 €) : même sans facturer de TVA, vous êtes concerné dès que vous facturez à des assujettis belges ou achetez auprès d'eux.
• Pas les factures aux particuliers (B2C). Là, vous pouvez continuer à utiliser un PDF ou une facture papier.

Le point essentiel pour les peintres, c'est la réception. Même si vous n'envoyez aucune facture à une entreprise, vous devez pouvoir recevoirdes factures électroniques dès que vous achetez auprès d'entreprises belges. Seul celui qui n'a aucune facture vers ou depuis un assujetti belge échappe complètement à l'obligation. Pour une entreprise de peinture active, c'est rarement le cas.

Exemple : un peintre qui travaille uniquement pour des particuliers

Julien est indépendant à Namur et peint presque exclusivement des habitations de particuliers. Ses factures à ces clients, il peut continuer à les envoyer en PDF. Mais sa peinture, son ruban de masquage et ses bâches, il les achète chez un grossiste en peinture belge, et sa camionnette est en leasing auprès d'une société belge. Depuis 2026, ces fournisseurs lui envoient leurs factures via Peppol. Julien a donc besoin d'une adresse Peppol et d'un logiciel qui reçoit les factures UBL. Sinon, des factures d'achat manqueront dans sa comptabilité.

Le calendrier : de l'obligation aux amendes

• 1er janvier 2026 : début de l'obligation d'envoyer et de pouvoir recevoir les factures B2B sous forme de facture électronique structurée.
• Jusqu'au 31 mars 2026 : période de tolérance générale. Celui qui pouvait démontrer avoir pris des mesures n'était en principe pas encore sanctionné.
• Jusqu'au 30 juin 2026 : tolérance prolongée pour l'autofacturation (self-billing : le client établit la facture au nom du fournisseur).
• Depuis le 1er avril 2026 : amendes possibles. 1.500 € pour une première infraction, 3.000 € pour une deuxième, 5.000 € à partir de la troisième.

La tolérance est donc terminée. Celui qui envoie encore aujourd'hui des factures PDF à des entreprises, ou qui ne peut pas recevoir de factures électroniques, n'est pas en règle.

Et si votre client ou votre fournisseur n'est pas prêt ?

Il arrive encore qu'un petit entrepreneur ou un client en société n'ait pas d'adresse Peppol. Dans ce cas, l'émetteur peut transmettre la facture d'une autre manière sécurisée. Si vous choisissez un autre canal électronique, comme l'e-mail, il vous faut l'accord du client. Gardez une trace de cet accord (un e-mail suffit souvent comme preuve) et demandez au client de s'enregistrer.

Si c'est votre fournisseur qui envoie encore des PDF, demandez-lui s'il peut déjà passer par Peppol. Vous, en tout cas, devez pouvoir recevoir.

Spécifique aux peintres : taux de TVA et autoliquidation

Une facture électronique ne réduit pas les erreurs, elle les rend plus visibles. Le taux de TVA et les mentions obligatoires figurent dans des champs fixes et sont contrôlés automatiquement. Trois situations reviennent souvent chez les peintres :

• 6 % rénovation : pour des travaux de rénovation dans une habitation d'au moins 10 ans, sous conditions. Notamment : l'habitation est utilisée principalement comme logement privé et vous facturez directement au consommateur final. La facture doit reprendre les mentions requises. Comme il s'agit le plus souvent de particuliers, une telle facture ne passe généralement pas par Peppol, mais les règles restent les mêmes.
• 21 % : en général pour la construction neuve, les habitations de moins de 10 ans, les bureaux et bâtiments professionnels, ou quand les conditions du 6 % ne sont pas remplies.
• Autoliquidation (régime du cocontractant) : si vous travaillez en sous-traitance pour un entrepreneur assujetti, vous ne facturez pas de TVA et vous mentionnez « Autoliquidation : TVA due par le cocontractant ». C'est typiquement du B2B, donc cette facture passe bien par Peppol. Dans la facture UBL, l'autoliquidation doit aussi être correcte comme catégorie de TVA, pas seulement comme petite mention en bas de page.

Il est judicieux de faire ce choix dès le devis. Si le devis indique 6 % et la facture 21 %, ou l'inverse, vous risquez une discussion avec le client ou une correction après coup. Lisez dans notre guide pour faire un devis de peinture comment déterminer le bon taux.

Plan par étapes : comment une entreprise de peinture s'organise

1. Choisissez comment vous rejoignez Peppol. Le plus souvent via votre logiciel comptable ou de facturation : beaucoup de logiciels proposent Peppol en option ou dans leur abonnement. Si vous travaillez avec un comptable, demandez-lui quel logiciel il utilise et s'il peut faire l'enregistrement pour vous. Un point d'accès Peppol séparé est une autre possibilité. Le coût dépend de votre logiciel ou de votre point d'accès ; vérifiez s'il y a un prix par facture.
2. Enregistrez votre identifiant Peppol. En Belgique, généralement sur la base de votre numéro d'entreprise. Vous pouvez vérifier que vous êtes trouvable dans le Peppol Directory public.
3. Testez la réception. Demandez à votre grossiste en peinture ou à un autre fournisseur habituel d'envoyer sa prochaine facture via Peppol, et vérifiez qu'elle arrive correctement. Convenez aussi de l'endroit où arrivent les factures reçues, pour que votre comptable les voie.
4. Testez l'envoi. Envoyez une première facture à un client professionnel ou à un entrepreneur et demandez-lui s'il l'a bien reçue. Contrôlez le taux de TVA et une éventuelle autoliquidation.
5. Faites correspondre devis et facture. Mêmes données client, même taux de TVA, mêmes postes. Meilleur est le devis, moins la facture demande de travail.

Ce que fait PaintConnect

PaintConnect est un logiciel pour entreprises de peinture, pas un logiciel comptable. Pour la facturation électronique, il fait concrètement ceci :

• Lire les factures d'achat : vous chargez un fichier UBL issu de Peppol, ou un PDF ou une photo. La reconnaissance de texte en extrait le fournisseur, le numéro, la date et les lignes. Ces matériaux alimentent votre gestion du matériel et le post-calcul par chantier, pour voir ce qu'un projet a réellement coûté. Cette fonction n'est pas incluse dans l'abonnement Starter.
• Des devis avec le bon taux de TVA : par devis, vous choisissez 6 % ou 21 %, ou l'autoliquidation pour un cocontractant. Le bon choix est donc fixé avant la facturation.
• La facturation électronique sortante via Peppol est en cours de développement. En attendant, vous établissez la facture de vente dans votre logiciel comptable, sur la base du devis accepté.

Pour voir plus largement quels processus vous pouvez numériser, lisez notre article sur la numérisation des entreprises de peinture.

Conclusion

La facturation électronique via Peppol est obligatoire entre entreprises belges depuis le 1er janvier 2026, et des amendes sont possibles depuis le 1er avril 2026. Même un peintre qui travaille uniquement pour des particuliers doit pouvoir recevoir les factures électroniques de ses fournisseurs. Réglez votre adresse Peppol via votre logiciel comptable, testez la réception et l'envoi, et veillez à ce que le taux de TVA et l'autoliquidation soient corrects dès le devis. Le passage se résume alors surtout à quelques paramètres.

Sources

• SPF Finances, facturation électronique : questions générales B2B
• SPF Finances, fin de la période de tolérance pour la facturation électronique
• SPF Finances, rénover : taux de TVA

Situation au 24 octobre 2026. Cet article donne une information générale, pas un conseil fiscal ; pour votre situation, consultez votre comptable.

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