Je hebt net een groot schilderproject afgerond. De klant is tevreden, het resultaat mag er zijn. Maar nu de cruciale vraag: heb je er eigenlijk geld aan verdiend? En zo ja, hoeveel precies? Veel schildersbedrijven kunnen die vraag niet beantwoorden. Ze schatten, ze gokken, of ze vermijden het antwoord liever.
Dat is precies waarom we de Na-Calculatie Wizard hebben gebouwd. Een stap-voor-stap tool die al je projectkosten bij elkaar brengt en je in één oogopslag laat zien wat je werkelijke marge is. In dit artikel loop ik je door elke stap heen — met screenshots, zodat je precies weet hoe het werkt.
Wat is een na-calculatie eigenlijk?
Even voor de duidelijkheid: een na-calculatie is het vergelijken van je werkelijke kosten met je oorspronkelijke offerte. Je kijkt achteraf naar wat een project echt heeft gekost — aan uren, materialen, reiskosten en overige kosten — en vergelijkt dat met wat je de klant hebt gefactureerd.
Klinkt logisch, toch? Toch doen de meeste schildersbedrijven het niet. De reden is simpel: het is te veel werk. Je moet gegevens uit verschillende bronnen bij elkaar zoeken — Excel-bestanden, bonnetjes, WhatsApp-berichten, het geheugen van je voorman. Tegen de tijd dat je alles hebt, ben je een halve dag verder.
De Na-Calculatie Wizard lost dat op door alles automatisch samen te brengen. De uren komen uit je check-in registraties, de materialen uit je materiaalbeheer, de kilometers uit GPS-data. Jij hoeft alleen nog te controleren en eventueel aan te vullen.
De 6 stappen van de wizard
De wizard is opgebouwd uit zes overzichtelijke stappen. Bij elke stap zie je rechts een live sidebar die continu je totalen bijwerkt. Zo heb je altijd een actueel beeld van je kosten en marge, zelfs terwijl je nog bezig bent met invoeren.
Stap 1: Project selecteren
Je begint met het selecteren van het project waarvoor je de na-calculatie wilt maken. De wizard toont al je projecten in een overzichtelijke lijst. Je kunt zoeken op projectnaam, klantnaam of adres, en filteren op status (afgerond, in uitvoering, planning).
Bij elk project zie je meteen de offertprijs en de datum. Zo kun je snel het juiste project vinden, ook als je tientallen projecten hebt. Klik op een project en je ziet direct een groen vinkje: "Geselecteerd". Alle data voor dat project wordt nu automatisch geladen.
Tip: Begin met afgeronde projecten. Daar heb je het volledige plaatje en kun je je marge het nauwkeurigst berekenen.
Stap 2: Offerte gegevens
In stap twee controleer je het offertebedrag. Als je eerder een offerte hebt gemaakt in PaintConnect, wordt het bedrag automatisch ingevuld. Je kunt het altijd aanpassen — bijvoorbeeld als er tussentijds meerwerk is afgesproken.
Hier vind je ook de BTW-toggle. Schakel deze in als je alle bedragen inclusief 21% BTW wilt zien. Handig als je de na-calculatie met de klant wilt bespreken, of als je een totaalbeeld wilt met BTW voor je boekhouding.
Rechts zie je de projectdetails: klantnaam, startdatum en adres. Onderaan kun je opmerkingen toevoegen, zoals "inclusief 2 lagen Sigma S2U Nova" of "meerwerk trap in overleg".
Stap 3: Gepresteerde uren — het hart van de wizard
Dit is waar de wizard echt schittert. In stap drie worden automatisch alle check-in records van je schilders geïmporteerd uit de TeamActiviteit. Als Koen drie dagen op het project heeft gewerkt en elke dag heeft ingecheckt en uitgecheckt, dan staan die uren hier klaar — met exacte tijden, het berekende aantal uren, en het uurtarief.
Wat dit extra krachtig maakt:
- Automatische import — geen handmatig overtypen meer van uren. Als je team de check-in functie gebruikt, stromen de uren rechtstreeks de na-calculatie in.
- Aanpasbaar uurtarief — klik op het ✏️ icoon naast het bedrag om het uurtarief per check-in aan te passen. Handig als een leerling-schilder een ander tarief heeft dan een ervaren vakman.
- Handmatig toevoegen — was er een dag dat iemand vergat in te checken? Geen probleem. Onderaan kun je handmatig uren toevoegen: selecteer de schilder, de datum, het aantal uren en eventueel een afwijkend uurtarief.
Het systeem maakt onderscheid tussen automatisch geïmporteerde uren (groen label "Automatisch") en handmatig toegevoegde uren (paars label "Handmatig"). Zo zie je altijd welke uren uit het systeem komen en welke je zelf hebt ingevoerd.
Uit de praktijk: "Sinds we de check-in functie gebruiken, hebben we bij de na-calculatie alle uren kant-en-klaar. Dat scheelt ons minstens een uur per project aan administratie." — Schildersbedrijf Fresh Decor
Stap 4: Gebruikte materialen
In stap vier vind je alle materialen die voor het project zijn geregistreerd. Als je het MateriaalBeheer in PaintConnect gebruikt, worden aangevraagde en goedgekeurde materialen hier automatisch getoond — met de hoeveelheid, de eenheidsprijs en de totale kosten.
Wil je extra materialen toevoegen? Gebruik de zoekbalk om in je materiaalbibliotheek te zoeken. Selecteer het materiaal, vul de hoeveelheid in, en het systeem berekent de kosten automatisch op basis van de prijs uit MateriaalBeheer. Je kunt de prijs per eenheid altijd handmatig overschrijven als je een afwijkende inkoopprijs hebt gehad.
Stap 5: Bijkomende kosten
Naast uren en materialen zijn er vaak bijkomende kosten. De wizard verdeelt deze in twee categorieën:
- Kilometervergoeding — wordt automatisch berekend uit de GPS-data van check-ins. Het systeem telt alle gereden kilometers op en vermenigvuldigt ze met het km-tarief (standaard € 0,35/km, maar je kunt dit aanpassen).
- Overige kosten — hier voeg je zelf kosten toe die niet in de andere categorieën passen. Denk aan steigerhuur, parkeerkosten, specifiek gereedschap, of een onderaannemer die je hebt ingeschakeld.
Elke extra kost die je toevoegt, wordt direct meegenomen in de live berekening in de sidebar.
Stap 6: Het eindrapport
En dan het moment van de waarheid. In de laatste stap brengt de wizard alles samen in een overzichtelijk rapport:
Bovenaan zie je de projectinformatie in een opvallende groene header. Daaronder de volledige kostenopbouw: gepresteerde uren, materiaalkosten, km-vergoeding en overige kosten. Alles netjes op een rij met de totale kosten onderaan.
Maar het meest waardevolle onderdeel is de marge-indicator. Die toont in grote, duidelijke cijfers:
- Je bruto marge in euro's — hoeveel je overhoudt
- Je margepercentage — zodat je kunt vergelijken met andere projecten
- Een kleurindicatie: groen (≥30% — uitstekend), oranje (15-30% — goed), geel (0-15% — let op), rood (<0% — verlies)
Vanuit het rapport kun je drie dingen doen:
- PDF downloaden — een professioneel opgemaakt rapport met je bedrijfslogo, alle details en de marge. Perfect voor je administratie of een gesprek met je boekhouder.
- Afronden — sla de na-calculatie definitief op bij het project. De marge wordt opgeslagen en is zichtbaar in je project-overzicht.
- Versturen — stuur het rapport per e-mail naar jezelf of een collega.
En als je marge positief is? Dan word je beloond met een confetti-animatie. Een klein feestje om een succesvol project te vieren. 🎉
De live sidebar: altijd inzicht
Tijdens het hele proces — van stap 2 tot en met stap 5 — zie je rechts in beeld een live totalen sidebar. Dit compacte paneel toont voortdurend:
- Urenkosten, materiaalkosten, km-kosten en overige kosten — apart en als subtotaal
- De BTW-toggle — schakel in of uit zonder terug te hoeven naar stap 2
- De actuele marge met kleurindicatie
- Of je concept is opgeslagen (cloud-icoon)
Als je met je muis over een kostencategorie beweegt, verschijnt er een tooltip met uitleg. Bijvoorbeeld: "De urenkosten worden berekend op basis van het uurtarief van elke schilder. Je kunt het tarief aanpassen per check-in door op het ✏️ icoon te klikken." Handig als je voor het eerst met de wizard werkt.
Auto-save: nooit meer werk kwijt
Een na-calculatie doe je niet altijd in één keer. Misschien wacht je nog op een factuur voor de steigerhuur, of wil je eerst de materiaallijst controleren. Daarom slaat de wizard automatisch je voortgang op — elke 2 seconden na je laatste wijziging.
Als je de pagina sluit en later terugkomt, krijg je een melding: "Er is een opgeslagen concept gevonden. Wil je dit laden?" Eén klik en je bent precies terug waar je was gebleven. Je hoeft nooit opnieuw te beginnen.
In de header en de sidebar zie je altijd de status:
- ☁️ Concept opgeslagen — je wijzigingen zijn veilig
- 🔄 Opslaan... — er wordt opgeslagen
- ⛅ Niet opgeslagen — je hebt wijzigingen die nog niet zijn opgeslagen
Waarom na-calculatie je bedrijf beter maakt
Ik begrijp het: na-calculatie klinkt als droge administratie. Maar het is eigenlijk het tegenovergestelde. Het is de sleutel tot betere beslissingen. Hier is waarom:
- Je ontdekt waar je geld verliest — misschien reken je te weinig uren, of zijn je materiaalkosten hoger dan verwacht. Zonder na-calculatie blijf je in het duister tasten.
- Je offertes worden nauwkeuriger — elke na-calculatie leert je iets over de werkelijke kosten van bepaald type werk. De volgende keer offereer je scherper.
- Je kunt gesprekken voeren met data — in plaats van "ik denk dat het goed is gegaan" kun je zeggen "dit project had een marge van 34%, dat is 5% beter dan ons gemiddelde".
- Je team wordt kosten-bewuster — als schilders weten dat hun uren en materiaalgebruik worden bijgehouden, gaan ze bewuster om met tijd en materiaal.
Een praktisch voorbeeld
Laten we het concreet maken. Stel, je hebt de volgende na-calculatie:
- Offertebedrag: € 4.500,00
- Uren: 48,5 uur × gemiddeld € 35/uur = € 1.697,50
- Materialen: verf, primer, tape, afdekmateriaal = € 842,30
- Kilometers: 245 km × € 0,35 = € 85,75
- Overig: steigerhuur = € 150,00
Totale kosten: € 2.775,55. Marge: € 1.724,45 (+38,3%). Dat is een gezonde marge.
Maar stel nu dat je bij een volgend, vergelijkbaar project 20 uur meer hebt besteed omdat de ondergrond slechter was dan verwacht. Dan wordt je marge ineens:
- Extra urenkosten: 20 × € 35 = € 700
- Nieuwe totale kosten: € 3.475,55
- Nieuwe marge: € 1.024,45 (+22,8%)
Nog steeds positief, maar een significant verschil. Met deze kennis weet je: bij woningen met oudere muren moet ik een toeslag rekenen voor extra voorbereiding. Zonder na-calculatie had je dit nooit geweten.
Aan de slag met de Na-Calculatie Wizard
De Na-Calculatie Wizard is beschikbaar voor alle PaintConnect-gebruikers met een admin-account. Je vindt hem in het menu onder Na-Calculatie.
Om het maximale uit de wizard te halen, raad ik aan:
- Laat je schilders de check-in functie gebruiken — zo stromen uren automatisch in de na-calculatie
- Registreer materiaalgebruik via MateriaalBeheer — dan hoef je bij de na-calculatie niks meer op te zoeken
- Doe na elk afgerond project een na-calculatie — maak er een gewoonte van, het kost je maximaal 15 minuten
- Vergelijk marges tussen projecten — zo ontdek je welk type werk het meest winstgevend is
Probeer het zelf. Start een gratis proefperiode van 14 dagen, maak een project aan, en ervaar hoe de wizard je in zes stappen compleet inzicht geeft. Geen ingewikkelde spreadsheets, geen losse bonnetjes — gewoon helder overzicht.