Als je een schildersbedrijf runt, heb je het ongetwijfeld al gehoord: vanaf 2027 wordt digitale tijdsregistratie verplicht voor werkgevers. Geen papieren urenbriefjes meer. Geen Excel-lijstjes die vrijdagmiddag snel worden ingevuld. Nee, echte, verifieerbare registratie van wanneer je schilders beginnen en stoppen met werken.
Klinkt overweldigend? Dat hoeft het niet te zijn. In dit artikel leg ik uit wat er precies verandert, waarom het eigenlijk een kans is voor je bedrijf, en hoe je je kunt voorbereiden zonder dat het een gedoe wordt.
Wat verandert er precies in 2027?
De Europese Arbeidstijdenrichtlijn verplicht werkgevers om een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem te hebben waarmee de arbeidstijd van medewerkers wordt geregistreerd. Dit geldt voor alle sectoren, maar in de bouw en schildersbranche is het extra relevant omdat er veel op locatie wordt gewerkt.
Concreet betekent dit voor jouw schildersbedrijf:
- Digitale registratie is verplicht — papieren bonnen of handmatige lijstjes voldoen niet meer aan de wettelijke eisen
- Begin- en eindtijden moeten worden vastgelegd — per medewerker, per dag
- De data moet exporteerbaar zijn — bij een controle moet je de gegevens kunnen overhandigen
- Werknemers moeten hun eigen uren kunnen inzien — transparantie is een vereiste
“Wij werken al met GPS check-in sinds 2024. Toen de wetgeving werd aangekondigd, waren we eigenlijk al klaar. Dat geeft veel rust.” — Fresh Decor, beta-gebruiker PaintConnect
Waarom GPS check-in de slimste oplossing is
Er zijn verschillende manieren om aan de wetgeving te voldoen. Je kunt een kloksysteem op kantoor zetten, een badge-lezer installeren, of een app gebruiken. Maar als schildersbedrijf werk je zelden op kantoor — je bent op de werf. Daarom is een mobiele oplossing met GPS-verificatie veruit de meest praktische keuze.
Zo werkt het in de praktijk:
- Schilder komt aan op de werf — hij opent de app op zijn telefoon en tikt op “Check-in”
- GPS-locatie wordt vastgelegd — het systeem bevestigt dat de schilder daadwerkelijk op de projectlocatie is
- Tijdregistratie start automatisch — geen handmatige invoer nodig
- Bij vertrek: check-out — de gewerkte uren worden automatisch berekend en opgeslagen
Het mooie hieraan is dat het niet alleen voldoet aan de wet, maar je tegelijkertijd een schat aan informatie geeft. Je ziet in real-time wie waar aan het werk is, hoeveel uren er per project worden gemaakt, en of schilders op tijd beginnen.
De voordelen voor jouw schildersbedrijf
Eerlijk: de meeste schildersbedrijven die wij spreken, zien de wetgeving eerst als een last. Maar na een paar weken met digitale tijdsregistratie willen ze niet meer terug. Dit is waarom:
1. Geen discussie meer over uren
Ken je dat? Een schilder claimt 8 uur, maar de klant zegt dat hij om 10 uur pas begon. Met GPS check-in heb je een objectief bewijs van aankomst- en vertrektijden. Geen discussie, geen twijfel.
2. Loonverwerking wordt een fluitje
In plaats van vrijdagmiddag urenbriefjes bij elkaar te sprokkelen, exporteer je gewoon alle uren naar Excel. Klaar. Dat scheelt makkelijk 2 tot 3 uur per week aan administratie.
3. Betere projectcalculatie
Als je precies weet hoeveel uren er per project zijn gewerkt, kun je veel beter inschatten hoe lang vergelijkbare projecten duren. Je offertes worden nauwkeuriger en je marges verbeteren.
4. Je schilders vinden het fijn
Ja, echt. De meeste schilders haten het invullen van urenbriefjes. Eén tik op hun telefoon is makkelijker dan wat dan ook. En ze kunnen hun eigen uren terugzien, wat voor transparantie zorgt.
Hoe PaintConnect het aanpakt
Bij PaintConnect hebben we het check-in systeem gebouwd vanuit de ervaring van echte schildersbedrijven. Fresh Decor, ons eerste beta-bedrijf uit België, gebruikt het dagelijks sinds 2024.
Wat maakt ons systeem anders?
- Eén-tik check-in — geen ingewikkelde formulieren, gewoon project selecteren en inchecken
- GPS-verificatie met bereikcontrole — het systeem controleert of de schilder binnen een bepaalde straal van het projectadres is
- Automatische herinneringen — vergeet een schilder in te checken? De app stuurt een pushmelding op de geplande starttijd
- Check-out herinneringen — ook vergeten uit te checken wordt voorkomen
- Kilometervergoeding berekening — de afstand tussen thuisadres en werf wordt automatisch berekend
- Export naar Excel — alle data exporteerbaar voor loonverwerking of bij controles
- Real-time team overzicht — als bedrijfsleider zie je in één oogopslag wie waar ingecheckt is
Concrete stappen om je voor te bereiden
De wetgeving gaat in 2027 in, maar wacht niet tot het laatste moment. Dit zijn de stappen die ik aanraad:
- Start vandaag met een gratis proefperiode — je hebt 14 dagen om te testen of het systeem bij je team past
- Laat je schilders wennen — begin met een pilotproject, zodat iedereen de app leert kennen zonder druk
- Stel herinneringen in — configureer de automatische check-in herinneringen zodat niemand het vergeet
- Gebruik de data — na een paar weken heb je waardevolle inzichten in de uren per project
- Optimaliseer je offertes — gebruik de urendata om betere kostenramingen te maken
Veelgestelde vragen
Is dit AVG/GDPR-compliant?
Ja. De GPS-locatie wordt alleen vastgelegd op het moment van check-in en check-out, niet continu. Schilders kunnen hun eigen data inzien en de data wordt beveiligd opgeslagen conform Europese privacywetgeving.
Wat als een schilder geen smartphone heeft?
In de praktijk heeft vrijwel iedereen een smartphone. Maar mocht dat niet het geval zijn, dan kan een collega op locatie ook handmatig een check-in registreren voor een teamlid.
Wat als er geen GPS-signaal is?
De app werkt ook zonder GPS. In dat geval wordt de check-in geregistreerd zonder locatieverificatie, maar de uren worden wel vastgelegd. Je kunt dit later altijd controleren.
Conclusie: wacht niet tot 2027
De verplichte tijdsregistratie hoeft geen probleem te zijn. Integendeel — het is een kans om je bedrijf professioneler en efficiënter te maken. Schildersbedrijven die nu al digitaal registreren, besparen wekelijks uren aan administratie en hebben veel betere grip op hun projectkosten.
Begin vandaag. Je schilders zullen je dankbaar zijn (echt waar), je boekhouder ook, en in 2027 zit je al helemaal op de rails.