1 januari 2027 lijkt ver weg, maar wie ooit nieuwe software in een team heeft ingevoerd, weet beter: tussen “we moeten iets kiezen” en “iedereen gebruikt het correct” zitten al snel enkele maanden. Dit stappenplan is geschreven voor KMO's — schildersbedrijven, bouwbedrijven, installateurs — die het pragmatisch willen aanpakken: minimale administratie, maximaal draagvlak.
Eerst: wat moet er precies geregeld zijn?
Vanaf 1 januari 2027 moet elke Belgische werkgever de gewerkte uren van werknemers registreren met een systeem dat objectief, betrouwbaar en toegankelijk is — de volledige achtergrond lees je in ons overzichtsartikel over de wetgeving 2027, en wat je riskeert zonder registratie in het sanctie-artikel. Concreet:
- Begin- en eindtijd per werknemer per dag, geregistreerd op het moment zelf
- Niet achteraf manipuleerbaar (dus geen Excel op vrijdagmiddag)
- Werknemers kunnen hun eigen uren inzien
- Data is exporteerbaar voor inspectie en loonverwerking
Stap 1 — Breng je huidige situatie in kaart (1 week)
Beantwoord drie vragen:
- Hoe registreren we vandaag? Papier, Excel, helemaal niet, of al digitaal?
- Waar werkt ons team? Vaste locatie, wisselende werven, of een mix? Dit bepaalt of je een vaste prikklok kunt gebruiken of een mobiele oplossing nodig hebt.
- Wat doen we met de uren? Alleen loonverwerking, of ook facturatie en nacalculatie per project? In dat laatste geval wil je een systeem dat uren aan projecten koppelt.
Stap 2 — Kies je systeemtype (1-2 weken)
De hoofdkeuze in mensentaal:
- Vaste locatie? Een prikklok of badge-systeem aan de ingang volstaat. (Spoiler: een prikklok is níét verplicht.)
- Wisselende werven? Een app met GPS-check-in is praktischer en goedkoper: geen hardware, werkt overal, en koppelt uren aan projecten. Gebruik de 7 selectiecriteria voor een tijdsregistratie-app bij je vergelijking.
- Mix? Kies een app die ook web-check-in en een ploegbaas-modus biedt — dan dek je beide situaties met één systeem.
Vraag bij elke kandidaat een proefperiode aan en test met je echte team op een echtewerkdag. Een demo in een vergaderzaal zegt niets over een check-in om 7u 's ochtends in de regen.
Stap 3 — Informeer je team vóór je start (1 week)
De grootste valkuil is niet technisch maar menselijk: een team dat het systeem als controle-instrument ziet, gaat het saboteren of “vergeten”. Drie boodschappen die werken:
- “Het is de wet” — dit is geen keuze van de baas, elke werkgever in België moet dit doen
- “Je uren kloppen voortaan altijd” — geen discussies meer over vergeten overuren of foute loonbrieven
- “Er is geen permanente tracking” — locatie wordt alleen vastgelegd bij in- en uitchecken, conform de AVG
Verplicht overleg: bespreek de invoering met je werknemers (en bij meer dan 50 werknemers met de ondernemingsraad of het comité). Leg ook vast in het arbeidsreglement hoe de registratie werkt.
Stap 4 — Proefdraai met een kleine groep (2-4 weken)
Start niet met het hele bedrijf tegelijk. Kies één ploeg of één werf en laat die enkele weken proefdraaien. Je leert dan:
- Waar mensen vastlopen (en hoe je de uitleg verbetert)
- Of de registraties compleet zijn (vergeten check-outs zijn de klassieker — kies een systeem met automatische herinneringen)
- Of de export bruikbaar is voor je sociaal secretariaat
Stap 5 — Rol uit naar het hele team (1 maand)
Na de proefperiode volgt de volledige uitrol. Praktische tips uit de praktijk:
- Laat de proefgroep de rest opleiden — collega's overtuigen collega's beter dan de zaakvoerder
- Hang een A4 met de drie stappen (app openen → project kiezen → inchecken) in elke werfwagen
- Controleer de eerste twee weken dagelijks op ontbrekende registraties en spreek mensen er meteen op aan — daarna wordt het routine
Stap 6 — Verzilver de data (doorlopend)
Wie toch verplicht registreert, kan er maar beter iets aan hebben. Met projectgekoppelde uren weet je eindelijk wat een project écht kost, welke offertes te scherp waren en waar je marge weglekt. Bedrijven die dit goed doen, verdienen hun software-abonnement vele keren terug — de wet wordt dan een excuus voor iets dat je sowieso had moeten doen.
De checklist
- ☐ Huidige registratiemethode en werklocaties in kaart gebracht
- ☐ Systeemtype gekozen (app met GPS / prikklok / combinatie)
- ☐ Proefperiode aangevraagd en getest met echt team op echte werkdag
- ☐ Systeem voldoet aan: objectief, betrouwbaar, toegankelijk
- ☐ Offline werking en automatische herinneringen getest
- ☐ Export naar Excel/PDF werkt en is bruikbaar voor het sociaal secretariaat
- ☐ Team geïnformeerd, afspraken in arbeidsreglement vastgelegd
- ☐ Proefgroep heeft 2-4 weken gedraaid, knelpunten opgelost
- ☐ Volledige uitrol afgerond vóór Q4 2026 (buffer voor de deadline)
- ☐ Maandelijkse routine: export naar loonverwerking + check op ontbrekende registraties
Begin deze maand nog
Reken terug vanaf de deadline: een maand kiezen, een maand proefdraaien, een maand uitrollen en een buffer voor het hoogseizoen — dan moet je in de tweede helft van 2026 gestart zijn. Wie nu begint, is ruim op tijd klaar en haalt intussen al maanden voordeel uit zijn data.
PaintConnect is gebouwd voor werfbedrijven en dekt elke stap van deze checklist: GPS-check-in met één tik, offline werking, automatische herinneringen, ploegbaas-modus, werknemersinzage en Excel/PDF-export. Je test het 14 dagen gratis met je hele team — zonder creditcard.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet mijn KMO klaar zijn met tijdsregistratie?
De wettelijke deadline is 1 januari 2027. Reken terug: een maand systeemkeuze, een maand proefdraaien, een maand uitrol en een buffer voor het hoogseizoen — dan moet je in de tweede helft van 2026 gestart zijn.
Moet ik de invoering van tijdsregistratie met mijn personeel overleggen?
Ja. Bespreek de invoering met je werknemers (en bij meer dan 50 werknemers met de ondernemingsraad of het comité), en leg in het arbeidsreglement vast hoe de registratie werkt.
Wat is de grootste valkuil bij het invoeren van een tijdsregistratiesysteem?
Niet de techniek, maar het draagvlak. Een team dat het systeem als controle-instrument ziet, gaat het 'vergeten'. Informeer je team vooraf, start met een kleine proefgroep en laat die groep daarna de rest opleiden.