Tijdsregistratie 2027: Stappenplan en Checklist voor KMO's

In het kort: de regering plant een algemene registratieplicht voor arbeidstijd vanaf 1 januari 2027, maar de wet is nog niet gestemd. Kiezen, proefdraaien en uitrollen kost al snel twee à drie maanden. Wie nu de zes stappen hieronder volgt, staat klaar ongeacht de exacte datum.

Tussen “we moeten iets kiezen” en “iedereen gebruikt het correct” zitten al snel enkele maanden. Dat weet iedereen die ooit nieuwe software in een team heeft ingevoerd. Dit stappenplan is geschreven voor KMO's (schildersbedrijven, bouwbedrijven, installateurs) die het pragmatisch willen aanpakken: weinig administratie, veel draagvlak.

Eerst: wat moet er geregeld zijn?

Volgens het voorontwerp van wet moet elke werkgever een systeem hebben dat de dagelijkse en wekelijkse arbeidstijd van iedere werknemer objectief en betrouwbaar registreert. Die criteria komen uit de Europese rechtspraak, die er ook toegankelijk aan toevoegt: de werknemer moet zijn eigen uren kunnen inzien. Een vorm is niet voorgeschreven. De volledige achtergrond lees je in ons overzichtsartikel over de wetgeving 2027, en wat je vandaag al riskeert zonder registratie in het sanctie-artikel. In de praktijk komt het hierop neer:

• Begin- en eindtijd per werknemer per dag, geregistreerd op het moment zelf
• Niet achteraf aan te passen zonder spoor (dus geen Excel op vrijdagmiddag)
• Werknemers kunnen hun eigen uren inzien
• Gegevens worden bewaard (volgens de analyse van Partena vijf jaar) en zijn exporteerbaar voor inspectie en loonverwerking

Het voorontwerp laat ook een systeem toe dat enkel de afwijkingen op het uurrooster registreert, als de werkelijke arbeidstijd daaruit objectief en betrouwbaar blijkt. Op de werf, waar begin- en einduren elke dag anders zijn, is gewoon in- en uitchecken meestal eenvoudiger.

Stap 1: breng je huidige situatie in kaart (1 week)

Beantwoord drie vragen:

1. Hoe registreren we vandaag? Papier, Excel, helemaal niet, of al digitaal?
2. Waar werkt ons team? Vaste locatie, wisselende werven, of een mix? Dit bepaalt of je een vaste prikklok kunt gebruiken of een mobiele oplossing nodig hebt.
3. Wat doen we met de uren? Alleen loonverwerking, of ook facturatie en nacalculatie per project? In dat laatste geval wil je een systeem dat uren aan projecten koppelt.

Stap 2: kies je systeemtype (1-2 weken)

De hoofdkeuze in mensentaal:

• Vaste locatie? Een prikklok of badge-systeem aan de ingang volstaat. (Goed om weten: een prikklok is níét verplicht.)
• Wisselende werven? Een app met GPS-check-in is meestal praktischer en goedkoper: geen hardware, werkt overal, en koppelt uren aan projecten. Gebruik de 7 selectiecriteria voor een tijdsregistratie-app bij je vergelijking.
• Mix? Kies een systeem dat ook een alternatief biedt voor wie geen smartphone gebruikt, zodat je beide situaties met één systeem dekt.

Vraag bij elke kandidaat een proefperiode aan en test met je echte team op een echtewerkdag. Een demo in een vergaderzaal zegt niets over een check-in om 7u 's ochtends in de regen.

Stap 3: informeer je team vóór je start (1 week)

De grootste valkuil is niet technisch maar menselijk: een team dat het systeem als controle-instrument ziet, gaat het “vergeten”. Drie boodschappen die werken:

• “Dit komt er voor elke werkgever”: het is geen grillige keuze van de baas, de regering plant een registratieplicht voor alle werkgevers in België
• “Je uren kloppen voortaan altijd”: geen discussies meer over vergeten overuren of foute loonbrieven
• “Er is geen permanente tracking”: de locatie wordt alleen vastgelegd bij in- en uitchecken, in lijn met de AVG

Overleg: bespreek de invoering met je werknemers en, als je die hebt, met de ondernemingsraad, het comité voor preventie en bescherming of de vakbondsafvaardiging. Leg in het arbeidsreglement vast hoe de registratie werkt. Je sociaal secretariaat kent de procedure en de termijnen.

Stap 4: proefdraai met een kleine groep (2-4 weken)

Start niet met het hele bedrijf tegelijk. Kies één ploeg of één werf en laat die enkele weken proefdraaien. Je leert dan:

• Waar mensen vastlopen (en hoe je de uitleg verbetert)
• Of de registraties compleet zijn (vergeten check-outs zijn de klassieker, dus kies een systeem met automatische herinneringen)
• Of de export bruikbaar is voor je sociaal secretariaat

Stap 5: rol uit naar het hele team (1 maand)

Na de proefperiode volgt de volledige uitrol. Tips uit de praktijk:

• Laat de proefgroep de rest opleiden: collega's overtuigen collega's beter dan de zaakvoerder
• Hang een A4 met de drie stappen (app openen, project kiezen, inchecken) in elke werfwagen
• Controleer de eerste twee weken dagelijks op ontbrekende registraties en spreek mensen er meteen op aan; daarna wordt het routine

Stap 6: haal iets uit de data (doorlopend)

Wie toch registreert, kan er maar beter iets aan hebben. Met uren per project weet je wat een werf echt kostte, welke offertes te scherp waren en waar je marge weglekt. Zo wordt de registratieplicht een aanleiding voor iets dat je bedrijf hoe dan ook vooruit helpt.

De checklist

• ☐ Huidige registratiemethode en werklocaties in kaart gebracht
• ☐ Systeemtype gekozen (app met GPS / prikklok / combinatie)
• ☐ Proefperiode aangevraagd en getest met echt team op echte werkdag
• ☐ Systeem voldoet aan: objectief, betrouwbaar, toegankelijk
• ☐ Offline werking en automatische herinneringen getest
• ☐ Export werkt en is bruikbaar voor het sociaal secretariaat
• ☐ Team geïnformeerd, overleg gevoerd, afspraken in het arbeidsreglement vastgelegd
• ☐ Proefgroep heeft 2-4 weken gedraaid, knelpunten opgelost
• ☐ Volledige uitrol afgerond vóór de geplande start op 1 januari 2027 (of uiterlijk binnen de overgangstermijn tot 1 april 2027)
• ☐ Stand van zaken van de wet opgevolgd (via je sociaal secretariaat of deze pagina)
• ☐ Maandelijkse routine: export naar loonverwerking + check op ontbrekende registraties

Begin deze maand nog

Reken terug: een maand kiezen, een maand proefdraaien, een maand uitrollen. Wie eind 2026 start, is rond de geplande startdatum klaar en heeft nog de overgangstermijn als buffer. Schuift de wet op, dan heb je intussen al maanden correcte uren en bruikbare projectdata. Wachten tot de tekst in het Belgisch Staatsblad staat, levert je vooral tijdsdruk op.

PaintConnect is gebouwd voor schildersbedrijven en dekt het grootste deel van deze checklist: GPS-check-in en -check-out op de werf (locatie alleen bij in- en uitchecken), offline check-in die later synchroniseert, herinneringen bij een vergeten check-in of check-out, reistijd en kilometers, en een CSV-export per schilder voor je sociaal secretariaat. Je test het 14 dagen gratis met je team, zonder creditcard.

Veelgestelde vragen