Materiaalbeheer en Voorraad: Grip op je Verf en Materialen

In het kort: goed materiaalbeheer betekent dat schilders materiaal aanvragen via één kanaal, dat een beheerder goedkeurt en bestelt, en dat je weet wat er in het magazijn en de bestelwagen ligt. Zo vermijd je verftekort op de werf, dubbele bestellingen en verlopen verf, en klopt je nacalculatie.

Je schilder staat op de werf, roller in de hand, en dan: de verf is op. Niet genoeg besteld, of iemand heeft de restjes al meegenomen naar een ander project. Een telefoontje naar de groothandel, een rit erheen, een uur verloren. Het gebeurt in bijna elk schildersbedrijf, en het kost meer dan je denkt.

Materiaalbeheer is geen sexy onderwerp. Het staat niet bovenaan de lijst als schildersbedrijven nadenken over digitalisering. Toch is het een van de plekken waar je geld laat liggen: dubbele bestellingen, vergeten materialen, verfblikken die over datum raken in het magazijn. Het telt allemaal op.

De chaos van papieren lijstjes

In veel schildersbedrijven gaat materiaalbeheer nog op de oude manier. De schilder belt of appt dat hij verf nodig heeft. De baas schrijft het op een briefje. Soms wordt het besteld, soms vergeten. En als het wel besteld wordt, weet niemand precies hoeveel er nog in het magazijn ligt.

Het resultaat? Een paar bekende problemen:

• Dubbele bestellingen: twee mensen bestellen dezelfde verf omdat niemand weet dat ze al in huis is
• Tekorten op de werf: de schilder staat stil omdat de juiste kleur er niet is
• Geen zicht op kosten: hoeveel geef je eigenlijk per project uit aan materiaal?
• Verlopen materiaal: verf en primers die te lang liggen en weg moeten
• Moeilijke nacalculatie: achteraf weet je niet meer goed wat er precies gebruikt is

Digitaal materiaalbeheer: eenvoudiger dan je denkt

Bij “materiaalbeheersoftware” denken veel schildersbazen aan ingewikkelde systemen die je eerst een week moet leren. Dat hoeft niet. In PaintConnect werkt het zo:

Stap 1: materialen aanmaken

Je maakt eenmalig je meestgebruikte materialen aan. Denk aan Sigma Contour PU Satin, Sikkens Rubbol BL Satura, tape, afdekfolie, kwasten. Per materiaal geef je de prijs, de leverancier en eventueel de kleurcode op. Dat doe je één keer, daarna vul je alleen nog aan.

Stap 2: materiaal aanvragen per project

Heeft een schilder materiaal nodig voor een project, dan dient hij een aanvraag in via de app. Geen telefoontje, geen WhatsApp-bericht dat verdwijnt. De aanvraag komt binnen bij de beheerder, met het project en de hoeveelheid; de beheerder ziet er ook de geschatte kost bij.

Stap 3: goedkeuren en bestellen

Als beheerder beoordeel je de aanvraag. Past ze in het budget? Is het de juiste verf? Je keurt goed of af en markeert de aanvraag als besteld. Alleen een beheerder kan aanvragen goedkeuren; een schilder ziet en beheert enkel zijn eigen aanvragen.

Voorraad bijhouden: weet wat je hebt

Een stap verder is je voorraad echt bijhouden. In PaintConnect kan dat in de pakketten Professional en Enterprise. Je kunt:

• Locaties beheren: je magazijn, je bestelwagen, de werf. Je weet waar welk materiaal ligt.
• Partijen opvolgen: wanneer is iets gekocht, tegen welke prijs, en wanneer vervalt het?
• Voorraadbewegingen vastleggen: wie heeft wat meegenomen, naar waar en voor welk project? Elke beweging komt in een logboek dat niet gewist kan worden.
• Lage voorraad zien: partijen die bijna op zijn, worden gemarkeerd en je kunt erop filteren
• Verloopdatums opvolgen: verf die bijna vervalt? Eerst opgebruiken voor je nieuwe koopt

De voorraad wordt niet vanzelf geteld: een beheerder boekt de bewegingen in (van magazijn naar bestelwagen, van bestelwagen naar werf, verbruik). Dat vraagt een vaste gewoonte, maar dan heb je ook een beeld dat klopt.

De verfcalculator: minder te veel of te weinig bestellen

Een handig extraatje: PaintConnect heeft een ingebouwde verfcalculator. Je geeft de afmetingen van de ruimte in en de calculator berekent hoeveel verf je nodig hebt, rekening houdend met:

• Het type ondergrond (glad, ruw, nieuw)
• Het aantal lagen
• Het dekkend vermogen van de verf
• Ramen en deuren die niet geschilderd moeten worden

Het is een klein ding, maar het bespaart je een rit naar de groothandel als je halverwege merkt dat je een pot te weinig hebt.

Wat levert het op?

Wie zijn materiaalbeheer digitaliseert, merkt meestal:

• Minder verspilling: minder dubbele bestellingen en vergeten materiaal
• Betere nacalculatie: je weet wat er per project gebruikt is en wat het gekost heeft
• Minder stilstand op de werf: als materiaal op tijd aangevraagd en goedgekeurd wordt, staat niemand stil
• Een professionelere indruk: een ploeg die alles bij heeft, straalt vakmanschap uit

Tip: begin klein. Je hoeft niet meteen al je materialen in te voeren. Start met de tien producten die je het meest gebruikt en breid geleidelijk uit.

Koppeling met nacalculatie

De echte waarde van digitaal materiaalbeheer zit in de koppeling met je cijfers. In de nacalculatie per werf telt PaintConnect de materiaalkost uit ingelezen aankoopfacturen of uit goedgekeurd verbruik. Verbruik dat een schilder meldt, telt pas mee nadat een beheerder het heeft goedgekeurd. Samen met de uren uit de check-ins, de kilometers en de overige kosten zet je dat tegenover het offertebedrag, en zie je de marge en het margepercentage.

Aankoopfacturen inlezen (pdf, foto of UBL-bestand uit Peppol) kan vanaf het pakket Professional: de tekstherkenning haalt de leverancier, het factuurnummer, de datum en de regels eruit. Zo leer je bij elk project beter inschatten en worden je volgende offertes nauwkeuriger.

Aan de slag

Materiaalbeheer klinkt als administratie, maar het is gewoon slim ondernemen. Je bespaart geld, tijd en frustratie, en je schilders staan minder vaak zonder verf op de werf.

Probeer PaintConnect 14 dagen gratis (zonder creditcard) en ontdek hoe eenvoudig het is om grip te krijgen op je materialen en voorraad.

Veelgestelde vragen