Peppol en e-facturatie voor schilders: wat is verplicht sinds 2026?

In het kort: sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen elkaar gestructureerde e-facturen sturen en kunnen ontvangen, in principe via het Peppol-netwerk. Een pdf per mail is voor B2B geen geldige factuur meer. Werk je enkel voor particulieren, dan blijven die facturen buiten schot, maar koop je bij een Belgische verfgroothandel, dan moet je wel e-facturen kunnen ontvangen. Sinds 1 april 2026 riskeer je boetes.

Voor veel schilders kwam de e-facturatieplicht op een slecht moment: drukke werven, offertes die wachten, en dan nog een nieuw systeem voor facturen. Toch valt het in de praktijk vaak mee. Wie al met een boekhoudpakket werkt, moet meestal vooral een paar instellingen goed zetten. In dit artikel lees je wat er precies verplicht is, voor wie, en hoe je het als schildersbedrijf zonder stress regelt.

Wat is Peppol en wat is een gestructureerde e-factuur?

Peppol is een Europees netwerk waarlangs bedrijven facturen rechtstreeks van boekhoudsysteem naar boekhoudsysteem sturen. Vergelijk het met het postnetwerk: elk bedrijf heeft een adres (het Peppol-ID, in België meestal gebaseerd op je ondernemingsnummer), en je software levert de factuur af via een zogenaamd toegangspunt. Je hoeft zelf niets te mailen.

Een gestructureerde e-factuur is geen pdf, maar een bestand met gegevens in een vaste opbouw, meestal in het formaat UBL. Elk veld heeft zijn plaats: leverancier, klant, factuurnummer, datum, elke lijn met hoeveelheid en prijs, het btw-tarief, het totaal. Daardoor kan de software van de ontvanger de factuur automatisch inlezen, zonder dat iemand bedragen overtypt.

Daarom volstaat een pdf per mail voor B2B niet meer. Een pdf is een afbeelding van een factuur: een mens kan hem lezen, een computer niet betrouwbaar. De overheid wil dat facturen tussen bedrijven automatisch verwerkt kunnen worden, ook voor de btw-controle. Je mag een pdf wel nog vrijwillig als extra meesturen, maar de UBL-factuur is de echte.

Voor wie geldt de e-facturatieplicht?

De plicht geldt voor facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B). Concreet:

• Alle btw-plichtige schildersbedrijven, of je nu eenmanszaak of vennootschap bent.
• Ook de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (omzet tot €25.000): ook zonder btw aan te rekenen val je eronder zodra je factureert aan of koopt bij Belgische btw-plichtigen.
• Niet voor facturen aan particulieren (B2C). Daar mag je verder een pdf of papieren factuur gebruiken.

Het belangrijkste punt voor schilders zit in het ontvangen. Ook wie geen enkele factuur aan een bedrijf stuurt, moet e-facturen kunnen ontvangen zodra hij bij Belgische bedrijven koopt. Alleen wie geen enkele factuur van of aan een Belgische btw-plichtige heeft, valt er volledig buiten. Voor een actief schildersbedrijf is dat zelden het geval.

Voorbeeld: schilder die enkel voor particulieren werkt

Tom heeft een eenmanszaak in Lier en schildert bijna uitsluitend woningen van particulieren. Zijn facturen aan die klanten mag hij als pdf blijven mailen. Maar zijn verf, tape en afdekfolie koopt hij bij een Belgische verfgroothandel, en zijn bestelwagen least hij bij een Belgisch bedrijf. Die leveranciers sturen hem sinds 2026 hun facturen via Peppol. Tom heeft dus wel een Peppol-adres nodig en een programma dat UBL-facturen ontvangt. Doet hij dat niet, dan zit hij met ontbrekende aankoopfacturen in zijn boekhouding.

De tijdlijn: van verplichting tot boete

• 1 januari 2026: start van de verplichting om B2B-facturen als gestructureerde e-factuur te sturen en te kunnen ontvangen.
• Tot 31 maart 2026: algemene tolerantieperiode. Wie aantoonbaar stappen had gezet, kreeg in die periode in principe nog geen boete.
• Tot 30 juni 2026: verlengde tolerantie voor self-billing (de klant maakt de factuur op in naam van de leverancier).
• Sinds 1 april 2026: boetes mogelijk. €1.500 bij een eerste inbreuk, €3.000 bij een tweede, €5.000 vanaf de derde.

De tolerantie is dus voorbij. Wie vandaag nog pdf-facturen naar bedrijven stuurt of geen e-facturen kan ontvangen, is niet in orde.

Wat als je klant of leverancier nog niet klaar is?

Het komt nog voor dat een kleine aannemer of een klant met een vennootschap geen Peppol-adres heeft. Dan mag je als verzender de factuur op een andere veilige manier bezorgen. Kies je een andere elektronische weg, zoals mail, dan heb je het akkoord van de klant nodig. Leg dat akkoord vast (een mail volstaat vaak als bewijs) en vraag de klant om zich te registreren.

Is het omgekeerd je leverancier die nog pdf's stuurt, vraag dan of hij al via Peppol kan versturen. Jij moet in elk geval kunnen ontvangen.

Specifiek voor schilders: btw-tarieven en btw verlegd

Een e-factuur maakt fouten niet kleiner, wel zichtbaarder. Het btw-tarief en de juiste vermeldingen staan in vaste velden en worden automatisch gecontroleerd. Drie situaties komen bij schilders vaak voor:

• 6% renovatie: voor renovatiewerken aan een woning van minstens 10 jaar oud, onder voorwaarden. Onder meer: de woning wordt hoofdzakelijk als privéwoning gebruikt en je factureert rechtstreeks aan de eindverbruiker. Op de factuur horen de vereiste vermeldingen. Omdat dat meestal particulieren zijn, gaat zo'n factuur vaak niet via Peppol, maar de regels blijven dezelfde.
• 21%: doorgaans voor nieuwbouw, woningen jonger dan 10 jaar, kantoren en bedrijfspanden, of als niet aan de voorwaarden voor 6% is voldaan.
• Btw verlegd (medecontractant): werk je in onderaanneming voor een btw-plichtige aannemer, dan reken je geen btw aan en vermeld je “Btw verlegd — medecontractant”. Dat is typisch B2B, dus die factuur gaat wél via Peppol. In de UBL-factuur moet de verlegging ook als btw-categorie kloppen, niet alleen als tekstje onderaan.

Het is slim om deze keuze al op de offerte te maken. Staat op de offerte 6% en op de factuur 21%, of omgekeerd, dan krijg je discussie met de klant of een correctie achteraf. Lees in onze gids over een offerte maken als schilder hoe je het juiste tarief bepaalt.

Stappenplan: zo regel je het als schildersbedrijf

1. Kies hoe je op Peppol komt. Meestal via je boekhoudpakket of facturatieprogramma: veel pakketten bieden Peppol aan als optie of in hun abonnement. Werk je met een boekhouder, vraag dan welk pakket hij gebruikt en of hij de registratie voor je doet. Een alternatief is een apart Peppol-toegangspunt. Wat het kost, hangt af van je pakket of toegangspunt; vraag na of er een prijs per factuur bijkomt.
2. Registreer je Peppol-ID. In België meestal op basis van je ondernemingsnummer. Je kunt controleren of je vindbaar bent in de openbare Peppol Directory.
3. Test het ontvangen. Vraag je verfgroothandel of een andere vaste leverancier om de volgende factuur via Peppol te sturen en kijk of ze correct binnenkomt. Spreek ook af waar ontvangen facturen terechtkomen, zodat je boekhouder ze ziet.
4. Test het versturen. Stuur een eerste factuur aan een zakelijke klant of aannemer en vraag of hij ze goed ontving. Controleer btw-tarief en eventuele verlegging.
5. Laat offerte en factuur op elkaar aansluiten. Zelfde klantgegevens, zelfde btw-tarief, zelfde posten. Hoe beter de offerte, hoe minder werk aan de factuur.

Waar PaintConnect helpt

PaintConnect is software voor schildersbedrijven, geen boekhoudpakket. Voor e-facturatie doet het concreet dit:

• Aankoopfacturen inlezen: je laadt een UBL-bestand uit Peppol op, of een pdf of foto. Tekstherkenning haalt leverancier, nummer, datum en factuurlijnen eruit. Die materialen gaan naar je materiaalbeheer en naar de nacalculatie per werf, zodat je ziet wat een project echt kostte. Deze functie zit niet in het Starter-abonnement.
• Offertes met het juiste btw-tarief: per offerte kies je 6% of 21%, of btw verlegd voor een medecontractant. Zo staat de juiste keuze al vast voor je factureert.
• Uitgaande e-facturatie via Peppol is in opbouw. Tot dan maak je de verkoopfactuur in je boekhoudpakket, op basis van de aanvaarde offerte.

Wil je breder bekijken welke processen je digitaal kunt maken, lees dan ons artikel over digitalisering in schildersbedrijven.

Conclusie

E-facturatie via Peppol is sinds 1 januari 2026 verplicht tussen Belgische bedrijven, en sinds 1 april 2026 kunnen er boetes vallen. Ook een schilder die enkel voor particulieren werkt, moet e-facturen van zijn leveranciers kunnen ontvangen. Regel je Peppol-adres via je boekhoudpakket, test ontvangen en versturen, en zorg dat btw-tarief en verlegging al op de offerte kloppen. Dan is de overstap vooral een kwestie van een paar instellingen.

Bronnen

• FOD Financiën, e-facturatie: algemene vragen B2B
• FOD Financiën, einde van de tolerantieperiode voor e-facturatie
• FOD Financiën, verbouwen: btw-tarief

Stand van zaken op 24 oktober 2026. Dit artikel is algemene informatie, geen fiscaal advies; overleg voor je eigen situatie met je boekhouder.

Veelgestelde vragen